علیرغم ظهور ابزارهایی مانند Slack ، ایمیل از بین نمی رود ، و گاهی اوقات می توانید احساس طاقت فرسایی کنید. یکی از راه های کنترل ایمیل شما این است که Outlook بطور خودکار پیام های دریافتی را در پوشه های خاص مرتب کنید.

برای این کار ، ما می خواهیم از قوانین Outlook استفاده کنیم. اینها هنگام ارسال یا دریافت نامه الکترونیکی به طور خودکار کار می کنند و وظایفی را که قبل از زمان انتخاب کرده اید انجام می دهید.

مرتبط: نحوه مدیریت بهتر ایمیل در Outlook با مراحل سریع و قوانین [19659003] دو روش وجود دارد که می توانید یک قانون را برای این کار ایجاد کنید. روش اول ساده تر است و با یک آدرس ایمیل واحد که می خواهید به صورت خودکار حرکت کنید بهترین کار را دارد. این ایده آل برای ایمیلهایی است که همیشه از یک آدرس منفرد ، مانند یک سیستم بلیت یا هشدار استفاده می شوند.

روش دوم کمی بیشتر درگیر است اما هنوز هم بسیار ساده است. این برای همه دامنه ها – مانند همه ایمیل های افراد در همان مشاغل – یا اگر می خواهید مجموعه ای از قوانین را یکی پس از دیگری تنظیم کنید ، بهتر عمل می کند.

ایجاد قوانین ساده

برای ایجاد یک قانون ساده راه ، صندوق ورودی Outlook خود را باز کنید ، ایمیلی را که می خواهید به صورت خودکار مرتب سازی کنید ، راست کلیک کرده و سپس بر روی قوانین> ایجاد قانون کلیک کنید.

کلیک کنید

پنجره Create Rule باز می شود. روی کادر تأیید کنار نام شخص کلیک کنید. این به Outlook می گوید که این قانون را برای هر ایمیل از آن آدرس اعمال کند. بعد ، روی کادر انتخاب "Move the item to Folder:" کلیک کنید.

در پنجره باز شده ، پوشه را انتخاب کنید. می خواهید نامه های الکترونیکی را به (یا "ایجاد" برای ایجاد یک پوشه جدید کلیک کنید) ، و سپس بر روی "OK" کلیک کنید.

کلیک کنید.

قانون شما اکنون آماده است ، بنابراین "OK" را کلیک کنید.

کلیک کنید

گفتگوی تأیید ظاهر می شود. روی کادر انتخاب "اجرای این قانون در حال حاضر روی پیامهای موجود در پوشه فعلی" کلیک کنید ، و سپس بر روی "OK" کلیک کنید.

کلیک کنید. از این پس ، ایمیل از آن آدرس به

ایجاد قوانین پیچیده تر

برای تنظیم یک قانون از ابتدا ، روی صفحه اصلی> قوانین> مدیریت قوانین و هشدارها کلیک کنید.

کلیک کنید

"" قوانین و هشدارها " "پنجره باز می شود. "قانون جدید" را کلیک کنید.

کلیک کنید. این پنجره "قوانین جادوگر" را باز می کند. در بخش "شروع از یک قاعده خالی" ، بر روی "اعمال قانون روی پیام های دریافت شده" کلیک کنید و سپس روی "بعدی" کلیک کنید.

کلیک کنید

در اینجا ، شرایطی را که باید یک ایمیل انتخاب کنید ، کلیک کنید. ملاقات کنید تا این قانون را اعمال کنید ما می خواهیم شرایط را برای هر ایمیلی که از دامنه @ howtogeek.com به دست می آید تنظیم کنیم.

کادر انتخاب "با کلمات خاص در آدرس فرستنده" را انتخاب کنید ، و سپس ، در جعبه متن در پایین ، بر روی "کلمات خاص" کلیک کنید.

کلیک کنید. در پنجره باز شده ، دامنه ای را که می خواهید قانون اعمال کند تایپ کنید. اگر نامه های الکترونیکی از طرف افرادی که آدرس آنها به "@ acmeanvils.com" خاتمه یافته است ، تایپ کنید و سپس روی "افزودن" کلیک کنید.

می توانید بیش از یک مورد را در اینجا تایپ کنید ، بنابراین اگر یک زن و شوهر مهم دارید. شما می توانید همه آنها را اینجا اضافه کنید. پس از اتمام ، بر روی "OK" کلیک کنید.

کلیک کنید. جادوگر قوانین دامنه های ایمیل انتخابی شما را نشان می دهد. در صورت تغییر می توانید روی شرایط کلیک کنید تا آنها را ویرایش کنید. هنگامی که همه چیز تنظیم شد ، روی "بعدی" کلیک کنید.

را کلیک کنید

ما می خواهیم این پوشه را در صفحه بعدی جادوگر انتخاب کنیم تا این ایمیلها به سمت آنها منتقل شود. کادر "انتقال آن به پوشه مشخص شده" را علامت بزنید ، و سپس در جعبه متن "مشخص شده" را کلیک کنید.

کلیک کنید. در پنجره باز شده ، پوشه مورد نظر خود را انتخاب کنید. می خواهید ایمیل ها را به (یا "ایجاد" کلیک کنید تا یکی از آنها را ایجاد کنید) و سپس بر روی "OK" کلیک کنید.

جادوگر قوانین پوشه شما را نشان می دهد. انتخاب شد. اگر پوشه مناسبی نیست ، روی آن کلیک کنید تا آن را تغییر دهید ، و سپس روی "Next" کلیک کنید.

کلیک کنید. اکنون می توانید هر استثنائی را تعیین کنید. اگر نمی خواهید هیچ کد دیگری اضافه کنید ، روی "بعدی" کلیک کنید.

نام را برای این قانون تایپ کنید ، کادر انتخاب "اجرای این قانون اکنون در پیام های از قبل در" صندوق ورودی "را انتخاب کنید ، و سپس بر روی" پایان "کلیک کنید. [19659003]

کلیک کنید. اکنون قانون شما کامل است و در پنجره "قوانین و هشدارها" ظاهر می شود. برای تکمیل مراحل ، روی "درخواست" کلیک کنید.

ظاهر می شود. حکومت شما اکنون زنده است. هر ایمیلی که شرایط شما را انتخاب کرده باشد به پوشه انتخاب شده می رود. همچنین ، قوانینی که در مشتری Outlook ایجاد می کنید در برنامه وب Outlook آینه می شوند.