ملاحظات اصلی گزارش سالانه 2020 و فصل پروکسی

در این یادداشت ، ملاحظات اصلی برنامه مشاوره شرکتهای عمومی White & Case برای شرکتهای دولتی آمریكا در آماده سازی برای گزارش سالانه گزارش سالانه 2020 و پروكس ارائه شده است.

بخش اول این یادداشت ، ملاحظات اصلی ما برای گزارش های سالانه در فرم 10 را بیان می كند. Ks در دو بخش:

(1) لوازم خانه داری برای فرم 10-K در سال 2020؛ و

(2) هفت مورد برتر درباره افشای 10-K در سال 2020.

بخش دوم این یادداشت ملاحظات اصلی ما را برای اظهارنامه های پروکسی جلسات سالانه در دو بخش شرح می دهد:

(1) خانه داری و عمیق. تمیز کردن موارد برای آماده سازی بیانیه های پروکسی جلسه سالانه 2020؛ و

(2) هفت مورد برتر برای بیانیه های پراکسی جلسه سالانه 2020.

بخش اول: ملاحظات برای گزارش های سالانه در فرم 10-K در سال 2020

تصمیم گیری اخیر SEC و سایر تحولات در سال 2019 ، از جمله قوانین مصوب 2019 مطابق قانون سریع ، ¹ منجر به تغییراتی در پرونده های SEC ، از جمله 10-K آینده شما ، مطابق شکل زیر شده است.

(1) وسایل خانه داری برای فرم 10-K در سال 2020

در نتیجه تغییر قانون FAST ، موارد خانه داری زیر برای فرم های 10-K آینده مورد بررسی قرار می گیرد:

10 -K Cover Cover: ابتدا ، اطمینان حاصل کنید که صفحه جلد فرم 10-K شما به روز شده است تا آخرین تغییرات در فرم اتخاذ شده به موجب تغییرات اخیر در قانون FAST Act ، را به شرح زیر نشان دهد:

نماد معاملاتی (تیک شرکت شما) به صفحه جلد؛
بیانیه و کادر تأیید نشان دادن پرونده های بزهکار بخش 16 را حذف کنید (اکنون این پرونده برای افشای پروکسی باقی مانده است ، به بخش "II" موارد خانه داری برای بیانیه پراکسی "در بخش II زیر مراجعه کنید).

توجه داشته باشید که دو تغییر اضافی ایجاد شده است. به صفحه پوشش 10-K فرم در سال 2018 به موجب اصلاحات اضافی در قانون. ² با توجه به همه این تغییرات اخیر ، تأیید این نکته ضروری است که صفحه جلد فرم 10-K شما نشان دهنده تمام به روزرسانی های اخیر باشد ( همچنین نگاه کنید به XBRL تغییر در صفحه جلد ، شرح داده شده در "XBRL Changes" در زیر). ³

بروزرسانی مدیر اجرایی عنوان: دوم ، برای شرکت هایی که شامل اجرایی هستند شرح حال افسر در فرم 10-K ، عنوان باید به جای "افسران اجرایی ثبت کننده" به عنوان "اطلاعات مربوط به افسران اجرائی ما" تغییر یابد. ⁴

(2) هفت مورد برتر درباره افشای افشای برای فرم 10-K در سال 2020

در زیر لیست ما از بهترین ها قرار دارد حتی مواردی را که باید هنگام تهیه فرم 10-K آینده در 2020 آماده کنید ، باید در نظر گرفته شود.

(1) MD&A: مورد تجدید شده در مورد 303 از مقررات SK فقط به یک بحث در مورد دو سال در مورد نتایج مالی نیاز دارد. . به طور خاص ، شرکتها مجاز به حذف بحث در مورد اولین دوره سه ساله ارائه شده در صورت های مالی خود هستند ، در صورتی که: (i) چنین بحثی قبلاً در هر یک از پرونده های SEC قبلی خود گنجانده شده باشد و (ii) شرکت موقعیت مکانی را در قبل از تشکیل پرونده در جایی که ممکن است بحث حذف شود در حالی که ما انتظار داریم که اکثر شرکت ها از این تغییر قانون استفاده کنند ، مهم این است که ابتدا تأیید کنیم که آیا بحث در مورد اولین سال سوم همچنان مادی است و بنابراین باید همچنان در MD&A گنجانده شود. ⁵ [19659002] (2) توضیحات ملک: مورد 102 آیین نامه SK برای تأکید بر ماهیت مورد تجدید نظر قرار گرفت و اکنون به افشای خصوصیات بدنی نیاز است تا حدی که این خصوصیات برای شرکت مهم باشد. بر این اساس ، برای فرم 10 امسال امسال ، ارزیابی از اینکه در صورت وجود ، کدام یک از بحث های مربوط به املاک یک شرکت را بر اساس آنچه در شرایط خاص شرکت با توجه به شرایط خاص شرکت ضروری است ، تعیین می کند. در بعضی موارد ، استفاده از این تجزیه و تحلیل ممکن است منجر به توصیف ملک بر اساس فردی یا گروهی شود ، یا ممکن است به هیچ وجه منجر به افشای آن نشود. ⁶

(3) نمایشگاه ها: موارد لازم برای تهیه لیست نمایشگاه فرم 10-K آینده شما باید مورد توجه قرار گیرد:

نمایشگاه جدید به شکل 10-K – شرح اوراق بهادار ثبت شده: مورد 601 از مقررات SK تا الان تغییر یافته است شركتها را ملزم به ارائه يك نمايشگاه جديد با فرم 10-K خود كه شرح هر كدام از اوراق بهادار ثبت شده را تشكيل مي دهد. پیش از این ، این اطلاعات فقط در اظهارنامه های ثبت نامی تحت قانون اوراق بهادار سال 1933 ارائه شده بود. ارائه توضیحات مربوط به اوراق بهادار شرکت از پرونده های قبلی SEC می تواند یک نقطه شروع مفید برای این نمایشگاه جدید باشد. با این حال ، ثبت نام کنندگان باید ارزیابی کنند که آیا به روز رسانی ها مورد نیاز هستند ، به عنوان مثال ، برای منعکس کردن تغییرات در گواهینامه اختلاط یا آئین نامه آنها.

قراردادهای ماده دیگر در صورت انجام کامل لازم نیست دیگر: برای شرکتهایی که "تازه ثبت نام کننده ثبت نام نمی کنند ، "⁷ ماده 601 (ب) (10) در حال حاضر مستلزم قراردادهای مادی است که فقط درصورتیکه قرار باشد بطور کامل یا بخشی از آن در یا بعد از انجام گزارش ارائه شود ، ثبت شود. . قانون قبلی همچنین به قراردادهای مادی احتیاج داشت که قبل از تاریخ تشکیل پرونده کاملاً انجام شده باشد ، اما طی دو سال از زمان تشکیل پرونده برای انعقاد امضاء شده بودند. بر این اساس ، شرکتها باید شاخص نمایشگاه خود را بررسی کنند تا بررسی کنند که آیا طبق این قانون می توان هرگونه قراردادهای مادی را از فهرست نمایشگاه حذف کرد.

کاهش اطلاعات محرمانه: اکنون شرکتها مجاز به حذف اطلاعات محرمانه از قراردادهای مواد هستند. 19659024] بدون مجبور به ارسال یک درخواست رسمی برای محرمانه شدن درمان ("CTR") ، تا زمانی که اطلاعات رد شده: (من) مادی نباشد و (ب) در صورت افشای عمومی ممکن است به صدمه رقابتی به شرکت وارد کند. شرکت ها باید رویه های مربوط به بازپرداخت های شرح داده شده در راهنمایی های اخیر ستاد را رعایت کنند ، همچنین خاطرنشان می کند که کارکنان به طور انتخابی پرونده های مربوط به انطباق را بررسی می کنند. در دسامبر 2019). ⁹ علاوه بر این ، شرکت هایی که قبلاً دستورالعمل محرمانه را منقضی شده بودند و منقضی شده اند ، باید هنوز هم برای ادامه محافظت از اطلاعات محرمانه از انتشار عمومی ، درخواستی ارائه دهند. بر این اساس ، ارزیابی اینکه آیا CTR های موجود در سال آینده منقضی شده اند مهم است. ¹⁰ در همه موارد ، یک شرکت باید تأیید کند که اطلاعات حذف شده مادی نیستند و فقط اطلاعاتی را که درمان می کند حذف می کند. خصوصی یا محرمانه اطلاعاتی که قبلاً علنی شده اند (یا توسط یک شرکت یا شخص ثالث) واجد شرایط برای برخورد محرمانه نیستند.
خروج برنامه ها؛ اطلاعات شخصی قابل شناسایی: بند جدید (الف) (5) از ماده 601 مقررات SK اکنون به ثبت نام کنندگان امکان می دهد برنامه ها و پیوست های مشابه خود را از نمایشگاه ها حذف کنند ، به شرط آنکه: (i) آنها حاوی اطلاعات مادی نباشند ، و (ii) [درغیراینصورتدرنمایشگاهیاسندافشایاطلاعاتمنتشرنشدهاست¹¹ بر این اساس ، برای نمایشگاه های جدید ، یک شرکت باید ارزیابی کند که آیا می تواند از این برنامه ها یا پیوست های نمایشگاه خارج شود تحت این قانون تغییر کند. علاوه بر این ، بند جدید (الف) (6) از ماده 601 مقررات SK اکنون صریحاً به ثبت کننده اجازه می دهد تا اطلاعات شناسایی شخصی از نمایشگاه ها ، مانند شماره حساب بانکی ، شماره های تأمین اجتماعی ، آدرس منازل و اطلاعات مشابه را حذف کند.

(4) عوامل خطر: در نتیجه تغییر قانون FAST ، SEC SEC قانون افشای فاکتور ریسک را از ماده 503 (c) به ماده 105 مقررات SK جابجا کرد. مهمتر از همه ، SEC همچنین نمونه عوامل خطر کلی را از این قاعده حذف کرده است تا شرکتها را ترغیب کند در هنگام شناسایی و افشای ریسکها روی مشاغل خاص خود متمرکز شوند.

برای فرم 10-K های آینده ، ممکن است تعدادی از روندها و وقایع اخیر. افشای فاکتور ریسک تأثیر و همچنین افشای بخش های دیگر گزارش سالانه. اگرچه هر یک از شرکتها نیاز به ارزیابی ریسک های مادی خود و عوامل متناسب با شرایط منحصر به فرد خود دارند ، در زیر لیستی از مناطق خاص تمرکز SEC و روندهای کلیدی را نشان می دهد که یک شرکت نیز هنگام ارزیابی عوامل خطر خود باید در نظر بگیرد.

19659041]: همچنان که حوادث امنیت سایبری و سوءاستفاده از داده ها همچنان ادامه دارد ، کارکنان SEC در مورد افشای فضای مجازی و افشای حریم شخصی بر روی امنیت و فضای سایبری متمرکز شده اند. به عنوان بخشی از این تمرکز ، کارکنان SEC گزارشهای مطبوعاتی را نظارت می کنند و ممکن است سؤالاتی را مستقیماً با شرکتهای آسیب دیده درمورد کفایت امنیت سایبری یا افشای حریم شخصی در گزارش های SEC براساس آن سؤال ایجاد کنند. راهنمایی SEC ، ¹² و همچنین اقدامات اخیر اجرای برجسته برای افشای ناکافی یا گمراه کننده ، ¹³ تأکید می کنند که امنیت سایبری و رعایت حقوق داده های شخصی خطرات اقتصادی ، عملیاتی و اعتباری را در پی دارد. هر شرکت را تحت تأثیر قرار دهید. با توجه به موارد افشای ، موارد اخیر نسبت به افشای فاکتور ریسک به صورت فرضی بدون پرداختن به حوادث واقعی تجربه شده توسط یک شرکت ، احتیاط می کنند. ¹⁴ امنیت سایبری و ریسک های حفظ حریم خصوصی داده ها باید افشا شود و تا حدی که شرکت در حال حاضر در واقع امنیت سایبری واقعی یا حوادث سوءاستفاده از داده ها ، چنین مواردی و تأثیر آنها روی شرکت باید توصیف شود که در صورت مادی بودن یا در غیر این صورت لازم است به عنوان یک موضوع زمینه افشا شوند. شرکتها نسبت به استفاده از "ممکن است" با توجه به اتفاقی که در گذشته رخ داده است یا در حال حاضر اتفاق می افتد ، هشدار می دهند. علاوه بر این ، سایر افشای اطلاعات مربوط به خطرات سایبری و داده های مرتبط با تهیه کنندگان و اهداف دستیابی ، از جمله دیگر ، ممکن است ضروری باشد. در همین حال ، تأثیرگذاری بر عملکرد شرکتها از یک مجموعه گسترده و پیچیده از قوانین حفظ حریم خصوصی داده های شخصی در سراسر جهان ، اغلب نیاز به افشای ریسک اضافی دارد. نکته قابل توجه در این زمینه ، رعایت مقررات مربوط به حفاظت از داده های عمومی اتحادیه اروپا ("GDPR") است که در سال 2018 عملی شد و برای بسیاری از شرکت ها بدون توجه به اینکه حضور فیزیکی در اروپا دارند ، همچنان یک موضوع مادی باقی مانده است. انطباق با GDPR می تواند نیاز به تغییر در شیوه های کاری یک شرکت در مورد اینکه آیا و چگونه جمع آوری و استفاده از انواع خاصی از داده های شخصی ، تأثیر بر توانایی یک شرکت در انتقال داده های شخصی در سطح بین المللی ، تأثیر تصمیمات برای گسترش در مناطق یا خطوط خاص تجارت و موضوع تأثیر بگذارد. شرکت ها به مجازات های مالی قابل توجهی ، که همه از لحاظ مادی می توانند بر سودآوری و چشم انداز تأثیر منفی بگذارند. به طور مشابه ، قانون حفظ حریم خصوصی مصرف کننده کالیفرنیا ("CCPA") ، که از اول ژانویه سال 2020 به کار می رود ، شرکت هایی را ارزیابی می کند که آیا قانون جدید خطرات مادی برای مدل تجاری خود ایجاد می کند ، به خصوص با توجه به محدودیت های "فروش" تعریف شده از داده های شخصی. . شركتها بايد در نظر داشته باشند كه در صورت وجود ، چه فاشي هاي ناشي از عدم استفاده از مشروبات الكلي با توجه به آمادگي آنها براي انطباق ، و هم چنين تاثيرات تجاري در مورد انطباق ، با اين قوانين و مقررات مربوط به حريم خصوصي داده هاي در حال ظهور ، لازم است. در دسامبر سال 2019 ، بخش مالی امور مالی شرکت SEC ("Corp Fin") راهنمائی هایی را منتشر کرد که به طور خاص از شرکت ها خواسته می شود خطرات مربوط به سرقت احتمالی یا سازش فناوری ، داده یا مالکیت معنوی خود را در ارتباط با عملیات بین المللی خود ارزیابی کنند و ¹⁵ فراتر از مزاحمت های مستقیم ، راهنمایی ها خاطرنشان می کند که شرکت ها همچنین ممکن است از طریق مسیرهای غیرمستقیم با سرقت یا سازش این دارایی ها روبرو شوند. به عنوان مثال ، محصولات یک شرکت ممکن است توسط احزاب سرمایه گذاری مشترک ، از جمله آنهایی که به بازیگران دولتی وابسته اند ، مهندسی معکوس شود. این راهنما شرکتها را تشویق می کند هنگام ارزیابی این خطرات ، سؤالات مختلفی را در نظر بگیرند ، از جمله اینکه آیا آنها در حوزه های قضایی خارجی فعالیت می کنند ، جایی که توانایی اجرای حقوق مالکیت معنوی به عنوان یک موضوع قانونی یا عملی محدود است ، و اینکه آیا آنها کنترل و رویه هایی دارند یا خیر. برای محافظت مناسب از فناوری و مالکیت معنوی. کارکنان همچنین تأکید کردند که افشای خطرات مادی باید بطور اختصاصی تنظیم شود و در جایی که فناوری ، داده یا مالکیت معنوی یک شرکت (یا قبلاً از این رو بوده است) از نظر مادی به خطر بیفتد ، افشای فرضی خطرات احتمالی برای تحقق تعهدات گزارش دهی یک شرکت کافی نیست. علاوه بر این ، شرکت ها باید به بررسی این حوزه در حال تحول در معرض خطر بپردازند و ماهیت آن را به صورت مداوم ارزیابی کنند.
Brexit: افشای Brexit یکی از مناطق مهم تمرکز SEC برای فصل آینده است. عدم اطمینان در مورد تحولات مربوط به Brexit بدان معنی است که شرکت ها در حال آماده سازی برای نتایج مختلف هستند ، خطر هر نتیجه ای را که ممکن است با آن روبرو شوند ، کاهش می یابد و سرمایه گذاران باید از ماهیت و وسعت آن خطرات و مراحل کاری که شرکت ها برای آمادگی برای آنها انجام می دهند مطلع شوند. . SEC از طریق نامه ها ، راهنمایی ها و سخنرانی ها ، هشدارها را به شرکتها نسبت به افشای دیگ بخار در این زمینه ادامه می دهد. اگر خطرات مرتبط با Brexit خطرات مادی برای شرکت را نشان می دهد ، افشای اطلاعات باید متناسب باشد و باید با ویژگی کافی توضیح دهد که چگونه Brexit انتظار می رود تأثیرگذاری بر شرکت و عملکرد آن داشته باشد. رئیس SEC ، جی کلایتون و مدیر امور مالی پارلمان ، بیل هینمن ، هر دو بر اهمیت افشای Brexit تأکید کرده اند ، و کارکنان SEC ممکن است پرونده های SEC را از نزدیک مورد بررسی قرار دهند تا ارزیابی کنند که آیا شرکت ها به طور مناسب تأثیر Brexit را بررسی می کنند ، از جمله به طور غیر مستقیم از طریق سایر مشاغل و افرادی که شرکت به آنها اعتماد دارد. ¹⁶
LIBOR: با توجه به قطع قطع انتظار LIBOR بعد از سال 2021 ، ¹⁷ کارمندان SEC در ژوئیه 2019 راهنمایی صادر کردند ¹⁸ که: (i) شرکت ها باید افشای تلاش های خود در تاریخ برای شناسایی و کاهش ریسک های مرتبط و ارزیابی اثرات آنها و همچنین افشای همه موارد مهمی که هنوز مورد توجه قرار گرفته اند ، در نظر بگیرند. (ii) اگر قرار گرفتن در معرض ماده در برابر LIBOR مشخص شود اما هنوز شرکت نمی تواند تأثیر مورد انتظار را تخمین بزند ، شرکت ها باید در نظر داشته باشند که این واقعیت را فاش کنند. و (III) افشای اطلاعاتی که به سرمایه گذاران امکان می دهد این مسئله را از دیدگاه مدیریت ببینند ، برای سرمایه گذاران بسیار مفید است (مانند اطلاعاتی که مدیریت و هیئت مدیره در ارزیابی و نظارت بر چگونگی گذار از LIBOR بر شرکت تأثیر می گذارند). کارمندان SEC صریحاً اعلام کردند که میزان نظارت خطرات مربوط به قطع LIBOR را بررسی می کند ، و شرکتها باید ارزیابی کنند که آیا افشای ممکن است در بخش ریسک خود و همچنین در MD & A ، تجارت مناسب باشد. بخش ، صورت های مالی و / یا بحث در مورد مسئولیت های نظارت بر ریسک هیئت مدیره.
مقررات: تغییرات و تغییرات احتمالی در قانون ، مقررات ، سیاست ها و یا رهبری سیاسی ممکن است اصلاحاتی را برای افشای فاکتور ریسک برای شرکت های خاص ضروری کند. برخی از نمونه ها عبارتند از: تعرفه (تحمیل شده یا تهدید) برای واردات ، و همچنین تعرفه های تلافی جویانه احتمالی که بر صادرات ایالات متحده اعمال می شود. انصراف یا اصلاح احتمالی یا واقعی موافقت نامه های تجارت بین المللی. اصلاحات در مورد تحریم های اعمال شده به سایر کشورها. تغییر در سیاست های مهاجرتی که ممکن است خطراتی برای شرکتهایی که به کارمندان یا پیمانکاران خارجی تکیه می کنند ، وجود داشته باشد. تغییر در سیاست های مالیاتی یا زیست محیطی؛ و تحولات سیاسی در ایالات متحده.
محیط زیست: موضوعات زیست محیطی مانند تغییرات آب و هوایی توجه بیشتری را به خود جلب کرده است ، و شرکت ها باید در نظر بگیرند که آیا خطرات مادی برای مشاغل خود ایجاد می کنند یا خیر. افشای فاکتور ریسک مربوط به مسائل زیست محیطی باید متناسب با شرایط خاص یک شرکت باشد و می تواند به موضوعات مختلفی اعم از مقررات مربوط به محیط زیست و تأثیر تغییرات آب و هوا بر تجارت یک شرکت بپردازد ، از جمله خطرات افزایش هزینه ها یا کاهش تقاضا برای محصولات ، ریسک دارایی کربن ، خطرات ناشی از وقایع شدید آب و هوایی و مدیریت انتشار گازهای گلخانه ای از دیگر موارد زیست محیطی است. در سال 2019 ، بیل هینمن ، مدیر شرکت Corp Fin ، بطور خاص شرکتها را تشویق کرد "که افشای اطلاعات خود را در مورد همه موارد نوظهور در نظر بگیرند ، از جمله خطراتی که ممکن است روی پایداری طولانی مدت آنها تأثیر بگذارد" و "اینکه آیا افشای آنها به اندازه کافی مفصل است تا بینشی در مورد چگونگی برنامه ریزی برای کاهش بگذارد. خطرات مادی. "¹⁹
مدیریت سرمایه انسانی: شرکت ها باید ارزیابی کنند که آیا اینها خطرات مادی مرتبط با مدیریت سرمایه انسانی دارند. SEC اخیراً قوانینی را پیشنهاد كرده است كه بخش تجارت شركت فرم 10-K را برای توصیف منابع سرمایه انسانی شركت ، شامل هرگونه اقدامات یا اهداف سرمایه انسانی كه مدیریت بر آن متمرکز است در مدیریت مشاغل ضروری می داند. . ²⁰ اگرچه در این مرحله فقط قوانین پیشنهادی وجود دارد ، تمرکز شدید روی این موضوع از طرف SEC و سرمایه گذاران افزایش یافته است ، و بر این اساس ، یک شرکت باید ارزیابی کند که – در صورت وجود – چه ماده ای را در شرکت خود با آنها روبرو می کند. به مدیریت سرمایه انسانی احترام بگذارید و به روزرسانی های مناسب را برای افشای فاکتور ریسک در نظر بگیرید.
خطرات خاص صنعت: هر شرکت نیاز به شناسایی ریسک های خاص مواد خود دارد و بسیاری از روندهای عامل ریسک خاص صنعت هستند. به عنوان مثال ، برخی از شرکتها در صنعت بهداشت یا داروسازی افشای اطلاعات مربوط به خطرات مربوط به بحران سلامتی ناشی از سوء مصرف مواد افیونی را درج کرده اند ، در حالی که چندین شرکت ، به طور عمده در صنعت خرده فروشی ، عوامل خطر را در ارتباط با تأثیر احتمالی خشونت اسلحه بر روی مشاغل خود اضافه کرده اند.

(5) ممیزی انتقادی ("CAM") ²¹: تحت استاندارد نظارت جدید حسابداری شرکت ("PCAOB") استاندارد حسابرسی جدید ، AS 3101 ، مشمول دوره های انتقال ، گزارش حسابرس در فرم 10-K باید کلیه CAM های ناشی از حسابرسی دوره فعلی را فاش کند ، یا بیان کند که حسابرس تشخیص داده است که هیچ CAM برای آن دوره وجود ندارد. ²² فیلترهای شتاب بزرگ اکنون مشمول CAM هستند. الزامات (فیلترهای شتاب بزرگ با پایان سال مالی 30 ژوئن 2019 اولین شرکتهایی بودند که نیاز به افشای دوربین های مدار بسته داشتند). فیلترهای تسریع شده و فیلترهای شتابدهنده تحت الزامات CAM برای ممیزی سالهای مالی منتهی به یا بعد از 15 دسامبر سال 2020 خواهند بود.

برای هر CAM ، حسابرس باید ملاحظات اصلی را که باعث شده حسابرس تشخیص دهد که ماده یک دوربین مدار بسته است و نحوه بررسی CAM در ممیزی ، از جمله موارد دیگر. CAM هر موضوعی ناشی از حسابرسی صورتهای مالی است که به کمیته حسابرسی ابلاغ شده یا لازم است به آنها ابلاغ شود: (i) مربوط به حسابها یا افشای اطلاعاتی است که برای صورتهای مالی مهم است و (ii) مربوط به خصوص چالش برانگیز است. قضاوت حسابرس ذهنی یا پیچیده. استاندارد PCAOB همچنین لیستی غیر انحصاری از عواملی را که باید از نظر حسابرس در نظر گرفته شود ، تعیین می کند که آیا موضوع CAM است ، از جمله خطرات سوء استفاده از مواد ، میزان تلاش ممیزی و ذهنیت مورد نیاز ، و میزان قضاوت مربوط به تخمین با عدم اطمینان قابل توجه اندازه گیری.

برای یک شرکت مهم است که با حسابرس خود در اوایل و بطور منظم در مورد افشای احتمالی CAM درگیر شود. PCAOB اخیراً خاطرنشان كرد كه بعضی از تیمهای حسابرسی در اوایل سه ماهه دوم یا سوم سال مالی روند تعیین كنترل CAM را آغاز كرده اند و شروع زود هنگام زمان کافی برای شناسایی كامپیوترها و پیش نویس افشای زمان ارائه داده است. ²³ CAM های ارتباطی تاکنون مربوط به سرقفلی و سایر دارایی های نامشهود بودند. شناخت درآمد؛ مالیات؛ و ترکیبات تجاری. ²⁴ برای شرکت هایی که CAM را در فرم 10-K های آینده خود گزارش می کنند ، اطمینان حاصل شود که افشای اطلاعات در طول یک گزارش سالانه با توجه به هر موضوعی که به عنوان CAM فاش شود ، سازگار است.

(6) اقدامات مالی غیر GAAP: SEC همچنان روی اقدامات غیر GAAP تمرکز می کند ، بنابراین توجه به استفاده و افشای اینگونه اقدامات در هر سه ماهه مالی بسیار مهم است ، از جمله: [19659061] اطمینان از استفاده از معیار غیر GAAP ، معیار مقایسه GAAP با برجستگی برابر یا بیشتر ، و آشتی دو اقدامات ارائه شده. و

حفظ رفتار مداوم با موارد بین دوره ها.

علاوه بر این ، تفسیر سازش و افشای کارکنان ("C&DI") 100.01 به شرکت ها یادآوری می کند که برخی از تنظیمات ممکن است ممنوع باشد زیرا منجر به ارائه غیر GAAP می شود که گمراه کننده باشد. مثالی که در C& DI provided آمده است: معیار عملکردی به استثنای هزینه های عادی ، مکرر و تکرار نقدی که برای فعالیت در یک تجارت ثبت نام کنندگان ضروری است ، می تواند گمراه کننده باشد – مبنای تعدادی از نظرات اخیر کارمندان است. بر این اساس ، یک شرکت نه تنها باید انطباق خود با الزامات افشای غیر GAAP را ارزیابی کند بلکه باید ارزیابی کند که آیا یک اقدام غیر GAAP ممکن است گمراه کننده باشد.

(7) XBRL Changes and Hyperlinking

برچسب گذاری صفحه Cover در Inline XBRL: به عنوان نتیجه قانون FAST تغییر می کند ، منوط به انتقال دوره های ذکر شده در زیر ، تمام اطلاعات موجود در صفحه جلد فرم 10-K (و همچنین فرم 10-Q و فرم 8-K) باید در Inline XBRL که داده های XBRL را مستقیماً در یک سند HTML وارد می کند ، برچسب گذاری شوند. ²⁵ فیلترهای شتاب بزرگ اولین فیلترهای مورد نیاز برای شروع برچسب زدن صفحات جلد در Inline XBRL بودند (با شروع فرم 10-Qs که برای دوره های مالی خاتمه یافته در یا پس از 15 ژوئن 2019 انجام شد). شتاب دهنده فیلترها ملزم به برچسب زدن صفحات جلد در Inline XBRL با شروع فرم 10-Q برای دوره های مالی منتهی به یا بعد از 15 ژوئن سال 2020 خواهند بود ، و سایر فیلترهای دیگر ملزم به انجام این کار با شروع فرم 10-Qs برای دوره های مالی پایان یافته هستند. در تاریخ یا پس از 15 ژوئن 2021. این تاریخ ها با تاریخ های الزام آور اجباری برای برچسب زدن اطلاعات صورتهای مالی در Inline XBRL در جاهای دیگر در گزارش های دوره ای یکسان هستند. ²⁶
نمایشگاه جدید برای پوشش صفحه Inline XBRL داده : اصلاحات در قانون FAST Act نیز اکنون به شركتهایی نیاز دارد كه داده های صفحه تحت پوشش را در Inline XBRL نشان دهند (همانطور كه در بالا توضیح داده شد) تا فهرست 104 جدید را در فهرست نمایشگاه های دوره ای خود در فهرست نشان دهند (و همچنین در فرم 8-K در صورت نمایش سایر نمایشگاه ها). همچنین ذکر شده است.) ²⁷ نمایشگاه جدید 104 باید شامل کلمه "Inline" در شرح عنوان باشد و باید پرونده های داده های تعاملی ارائه شده در نمایشگاه 101 را ارجاع دهد. ²⁸ علاوه بر این ، موضوع شرکت ها به الزامات Inline XBRL ، باید نمایشگاه 101 را نیز به روز کنید ، از جمله با افزودن کلمه "Inline" به توضیحات عنوان آنها. ²⁹
پیوندهای لینک: به عنوان نتیجه قانون FAST تغییر می کند ، SEC اکنون به اطلاعاتی که با مراجعه به پرونده SEC دیگر درج شده است ، به یک لینک دهنده فعال نیاز دارد. بر این اساس ، به میزانی كه فرم 10-K شركت از طریق مرجع اطلاعات مربوط به پرونده قبلی SEC در آن گنجانیده شده باشد ، نیاز به پیوند فعال به پرونده قبلی دارد. با این حال ، با توجه به صورتهای مالی یک شرکت ، SEC اکنون صریحاً ممنوعیت استناد به اطلاعات (یا ارجاع متقابل) اطلاعات خارج از صورتهای مالی را ممنوع می کند ، مگر اینکه طبق قوانین SEC ، GAAP یا IFRS در موارد دیگری به طور خاص مجاز یا مستلزم آن باشد. .

بخش دوم: ملاحظات مربوط به بیانیه های پراکسی اجلاس سالانه در سال 2020

حاکمیت اخیر SEC و تحولات در حکمرانی شرکت ها منجر به تغییراتی در نظر گرفته شده است که بیانیه های پراکسی 2020 را در نظر می گیرد. با توجه به تمرکز بیشتر سرمایه گذاران و دادخواهان در مورد افشای بیانیه پراکسی ، بسیار مهم است که شرکت ها با توجه به کلیه قوانین و سیاست های قابل اجرا ، از جمله قوانین SEC و پروکسی مشاور شرکت های معتبر و سیاست های سرمایه گذار ، از قبل موارد لازم را با دقت تهیه و بررسی کنند. موارد زیر ملاحظات کلیدی از برنامه مشاوره شرکتهای عمومی White & Case برای بیانیه پروکسی جلسه سالانه آینده شما است.

(1) لوازم خانگی و تمیز کردن عمیق برای تهیه گزاره های پروکسی 2020

هنگام آماده شدن برای فصل پروکسی و تهیه پیش نویس در اظهارنامه پروکسی شما ، موارد اولیه زیر باید مورد توجه قرار گیرد:

تقویم پراکسی خود را نهایی کنید: ابتدا مطمئن شوید که یک تقویم پروکسی دارید که توسط مشاوران شرکت و ارائه دهندگان خدمات بررسی و تأیید شود (مشاور خارج از کشور ، عامل انتقال ، چاپگر ، وکیل پروکسی و غیره). تاریخ های اصلی تأیید شامل تاریخ جلسه سالانه ، تاریخ ثبت و تاریخ تشکیل پرونده اظهارنامه پراکسی ، در بین سایر موارد است ، و تعدادی از قوانین قابل اجرا (SEC ، قانون ایالتی ، اسناد حاکمیت شرکت) و همچنین ملاحظات عملی برای در نظر گرفتن منظور وجود دارد. برای نهایی کردن تقویم خود.
تأیید کنید که آیا بیانیه اولیه پراکسی لازم است: برای نهایی کردن یک تقویم پراکسی ، شرکت ها باید در مراحل اولیه تأیید کنند که نیازی به اظهارنامه اولیه پروکسی نیست (اگر پروکسی اولیه لازم باشد) یک مورد در دستور کار قرار دارد که در قانون 14a-6 ذکر نشده است ، مانند پیشنهادی برای اصلاح گواهی ادغام). هنگامی که یک بیانیه اولیه پروکسی مورد نیاز است ، باید تغییراتی در یک تقویم پراکسی ایجاد شود تا بتواند پرونده قبلی و ده دوره بررسی SEC را شامل شود. ³⁰
مرور ، به روز رسانی و توزیع پرسشنامه های D&O: 19659013] اطمینان حاصل كنید كه پرسشنامه های D&O شما در صورت لزوم بررسی و به روز می شوند و به موقع برای مدیران و مسئولان اجرایی توزیع می شوند (و دریافت می شوند). با توجه به C&DI کارمندان 2019 در مورد تنوع هیئت مدیره ، ³¹ سؤالی برای یک پرسش نامه D&O که از ویژگی های تنوع سؤال می کند ، همچنان موضوع بحث است ، اما تا چه اندازه یک شرکت قصد دارد افشای مربوط به ویژگی های تنوع مدیران را در بر بگیرد. ، یک شرکت باید رضایت مدیران را برای چنین افشایی به دست آورد ، و یک پرسشنامه D&O می تواند یکی از راه های دستیابی به چنین رضایت نامه باشد.

به روزرسانی های 162 (m) تغییرات را تأیید کنید: با توجه به کاهش مالیات و مشاغل سال 2017 تغییر در بخش 162 (متر) قانون درآمد داخلی ، یک شرکت باید ارزیابی کند که آیا هنوز جوایز تشویقی برجسته ای دارد که برای اهداف بخش 162 (متر) مادربزرگ بوده و بنابراین نیاز به تأیید نهایی بازپرداخت توسط کمیته مدیر خارجی دارد. ³² تا زمانی که یک شرکت هنوز جوایز مادربزرگ و مادربزرگ را داشته باشد ، بخش 162 (متر) موارد مبتنی بر عملکرد مانند وضعیت "مدیر خارج" باید در منشور کمیته جبران خسارت شرکت باقی بماند. ، و سوالات در مورد وضعیت "مدیر خارج" باید در پرسشنامه D&O یک شرکت باقی بماند. با این حال ، هنگامی که یک شرکت دیگر جوایز پدربزرگ و مادربزرگ را نداشته باشد ، این منابع می توانند به وضعیت "مدیر خارجی" و به سایر بخش های 162 (متر) الزامات مبتنی بر عملکرد ، ممکن است از منشور کمیته جبران خسارت و پرسشنامه D&O حذف شوند. وقتی در CD و A یک شرکت در بیانیه پراکسی خود صحبت می شود ، هر شرکت باید هرگونه به روزرسانی مناسب در مورد افشای مالیاتی خود ، از جمله هر گونه توضیحات مناسب در مورد تأثیر بخش 162 (m) مربوط به تحولات نظارتی را در نظر بگیرد. ³³

تأیید سهام های کافی برای کمک های بلاعوض تحت برنامه های جبران سهام عدالت: در اسرع وقت تأیید کنید که هیچ سهم اضافی برای کمک های بعدی تحت برنامه جبران خسارت سهام مورد نیاز نیست. یک شرکت باید هم تعداد سهام موجود را که هنوز هم برای کمک هزینه موجود است ، و هم برنامه های خود را برای کمک های مالی آینده سهام تأیید کند. اضافه کردن سهام به یک طرح می تواند یک تمرین ساده باشد که پیش از این به خوبی برنامه ریزی شده باشد ، اما شامل بسیاری از موارد انجام شده (از جمله ، به عنوان مثال ، به روز کردن برنامه جبران سهام عدالت نیز می شود ؛ با دقت فرم پیشنهادی طرح سهام را بررسی کنید). هدف تخت خواب داوطلبانه ؛ در نظر گرفتن سیاستهای ISS و Glass Lewis برای تعیین اینکه آیا آنها از پیشنهاد و پیش نویس افشای پشتیبانی برای به دست آوردن حمایت خود حمایت می کنند یا درنهایت تهیه یک فرم S-8 و لیست لیست تکمیلی برای لیست سهام اضافی).

افشای استانداردهای رأی گیری پیش نویس و بررسی: پس از اتمام دستور کار جلسه سالانه ، افشای بیانیه پراکسی را در مورد استانداردهای رای گیری که برای هر مورد دستور کار اعمال می شود ، تأیید کنید ، همچنین نحوه برخورد با کارفرمایان بدون رأی و ممتنع . دریافت این صحیح به معنای در نظر گرفتن قابلیت اجرای قانون ایالتی ، گواهینامه ادغام ، آئین نامه و الزامات بورس اوراق بهادار برای هر پیشنهادی است.

عنوان جدید برای بزهکار بخش 16 (الف) گزارش ها: تحت قانون FAST تغییر می کند ، عنوان توافق نامه ای که فاش می شود هر گونه گزارش فقید بخش 16 را فاش می کند باید از "بخش 16 (الف) انطباق گزارش دهی به نفع مالکیت" به "گزارش های بزهکار 16 (الف)" تغییر یابد. شرکتها تشویق می شوند وقتی که هیچ بخش 16 (a) بزهکاری برای گزارش را ندارند ، این عنوان را حذف کنند. با توجه به تمرکز برخی از دعاوی حقوقی در مورد افشای بیانیه پراکسی ، از جمله این بخش ، بسیار مهم است که شرکت ها این اطلاعات را به دقت مورد بررسی قرار دهند ، مطمئن شوید که اعلامیه پروکسی آنها مطابق با زمان گزارش های بخش 16 است که در طول سال به طور علنی به SEC ارائه می شود. [19659016] گزارش کمیته حسابرسی به روز شده (نهایتا): برای گزارش های کمیته حسابرسی شرکت ها ، با تغییر قانون FAST قانون سرانجام یک مرجع قانون PCAOB قدیمی در بند 407 (د) (3) (من) (ب) حذف شد. در حال حاضر فقط به مواردی که کمیته حسابرسی با حسابرسان گفتگو کرده است ، به "موارد مورد نیاز برای بحث در مورد الزامات قابل استفاده در PCAOB" اشاره می کند. ³⁴ در طول سال ها ، بسیاری از شرکت ها کمیته حسابرسی خود را به روز کردند. گزارشهایی را با یک مرجع عمومی مشابه آنچه که توسط SEC به تصویب رسیده است ، اما تا آنجا که یک شرکت گزارش کمیته حسابرسی خود را به روز نکرده است (یا در عوض تصمیم گرفته است که مرجع استاندارد ممیزی خاص را به روز کند) ، ما ecommend به سادگی با تغییر در قانون امسال ، این تغییر را انجام داد.

(2) هفت مورد برتر برای بیانیه های پراکسی جلسه سالانه 2020

در زیر هفت مورد برتر ما در هنگام تهیه گزاره های نماینده سالانه خود در نظر گرفته شده است.

(1) مورد جدید افشای پنهان کاری در اثر: New Item 407(i) of Regulation SK requires that a company describe any practices or policies it has adopted (whether written or not) regarding the ability of its employees, officers or directors (or any of their designees) to purchase financial instruments or to engage in transactions that hedge or offset, or are designed to hedge or offset, any decrease in the market value of equity securities granted as compensation to, or held directly or indirectly by, the employee or director.³⁵

For the upcoming proxy season, it is important to review existing hedging policies and practices, and confirm that proxy disclosure is drafted to align with these. Although there is no requirement under the SEC rule to revise existing hedging policies (which companies commonly include in insider trading policies), there are several to-do items as a result of the new disclosure rule, including the following:

First, Describe Your Existing Hedging Policy. The new hedging disclosure must accurately describe a company's existing hedging policy (such as its coverage of directors and executive officers, and categories of transactions that are specifically permitted or disallowed by the policy). A company is not required to describe what its hedging policy does not include (such as that its policy does not cover employees other than executive officers), but if a company does not have any hedging policy or practice, it must disclose that fact (or state that hedging is generally permitted).³⁶

Second, Consider Placement in Proxy Statement. Placement of the Item 407(i) hedging disclosure can be in the CD&A or outside of the CD&A. To the extent existing CD&A disclosure already describes a company's hedging policy, the new SEC rule does not require companies to move or duplicate this disclosure elsewhere. The SEC's adopting release notes that including the disclosure outside of the CD&A would avoid subjecting it to say-on-pay votes.³⁷ However, due to the nature of this disclosure and the fact that it is already commonly disclosed in the CD&A pursuant to Item 402(b)(2)(xiii), we do not typically expect there to be benefits to moving it outside the CD&A.

Third, Consider ISS, Glass Lewis and Your Investor Policies. Although the new SEC rule does not require a company to adopt a hedging policy, there will likely be increasing pressure on companies without any hedging policy to adopt one. Proxy advisory firms and institutional investors generally favor robust hedging policies. For example, ISS notes in its reports whether a company has a "robust" hedging policy, which it defines as one that prohibits all types of hedging transactions by a broad group of participants.³⁸ To the extent pressure from proxy advisory firms and investors increases on this issue, it may be prudent to reassess and consider expanding existing hedging policies (for example, to cover employees, rather than only executive officers).

(2) Director Elections—Focus on Key Disclosure Items for Director Support: A crucial aspect of annual proxy statement preparation is ensuring that disclosure is drafted in order to obtain shareholder support for your directors. Understanding where your disclosure can raise red flags and reduce shareholder support for your directors is key. Below is a sample list of some items to consider:

Director Elections: Director Independence Disclosure. Proxy advisory firms each have their own director independence criteria, and these criteria generally should be assessed alongside NYSE or Nasdaq requirements, as applicable, to ensure shareholder support for a company's directors.

For a proxy statement's director independence section, under Item 407(a), a company must identify each director who is independent under NYSE or Nasdaq standards (as applicable). In addition, under Item 407(a)(3), a company's proxy statement must describe, by specific category or type, any transaction, relationship or arrangement that was considered by the board of directors under the applicable independence standard in determining that a director is independent.³⁹ For this disclosure, there is a range of practices, but in any event, companies should consult with counsel to, among other things: (i) determine which transactions, relationships and arrangements warrant consideration by a board in an independence determination and therefore require proxy disclosure, and (ii) draft disclosure clearly so as not to raise issues under the proxy advisory firm independence criteria.

Director Elections: Director Attendance Disclosure. A director's poor attendance at board and/or committee meetings, which typically means attendance at less than 75 percent of such meetings, can result in reduced shareholder support for that di rector. During the 2019 proxy season, more than 60 directors at Russell 3000 companies received negative ISS recommendations for this reason, with four such directors receiving less than 50 percent of the votes cast as a result. In the proxy statement, companies should make sure that their disclosure under Item 407(b) clearly notes whether their directors attended at least 75 percent of the meetings of the board and committees on which they served. If a director did not attend this threshold percentage of meetings, the SEC rule requires a company to name such director, and in this situation, a company should carefully consider the best approach to drafting this disclosure.⁴⁰

Director Elections: Overboarding/Outside Directorship Disclosure. Given the increasingly strict overboarding policies of institutional investors, it is crucial to monitor the number of outside directorships your company's directors hold. During the 2019 proxy season, opposition to directors of Russell 3000 companies increased to its highest level since 2011, due in part to new or stricter overboarding policies of some institutional investors. Public company executives who sat on more than two outside public company boards were particularly hard hit, and a number of directors saw their support drop 25 percent or more on a year-over-year basis. Two key tips on this:

First, Know Your Key Investors' Policies. A company should be aware of what its investors' policies are with respect to overboarding and educate its board of directors on these policies. If a director serves on more than the number of public company boards permitted by a particular policy, consider and weigh the range of options before filing your proxy statement (for example, by considering the percentage of votes which could potentially be lost if a director is overboarded, and if necessary, by requesting that the director step down from an outside board). In any event, controls should be in place to avert overboarding issues in the future. An overview of the overboarding policies of ISS and Glass Lewis, as well as key institutional investors, is provided below for your reference.⁴¹

Director Biographies in the Proxy Statement table

Second, Carefully Draft Your Director Biographies in the Proxy Statement. In proxy statements, information on outside directorships is provided in the directors' biographical section pursuant to Item 401(e)(2) of Regulation S-K. Based on this disclosure, investors can find information on the number of outside directorships which a company's directors hold.

One key point on this outside directorship disclosure is that, to the extent a director at your company is serving on an outside private company's board of directors, there should be no need to disclose this information under the SEC rule.⁴² Moreover, if a private company directorship is voluntarily disclosed, your proxy statement should clarify that the outside directorship is at a private company in order to avoid having that directorship inadvertently counted against the director under an overboarding policy.

A second key point is to consider disclosing any extenuating or additional circumstances. For some investors, this additional explanation may be helpful if a director is overboarded. For example, Vanguard's policy states that a fund might vote for an overboarded director if the director has publicly committed to stepping down from a directorship in order to fall within the thresholds.⁴³

Director Elections: Disclosure to Prepare for Special Cases. A number of other situations necessitate additional and often significant proxy disclosure to address investor concerns and maintain support for a company's directors, such as: (i) support below 70 percent for a say-on-pay proposal and (ii) significant support for a shareholder proposal. Even if your company is not facing these issues, it is important to plan in advance and strategize on your proxy statement disclosure to maintain investor support and help avert these types of situations.⁴⁴

(3) Perquisites—Prioritize Your Company's Perquisite Processes: Perquisites continue to be a hot-button disclosure issue and a focus for the SEC in its reviews of proxy statement disclosure.⁴⁵ In 2018, two SEC enforcement actions put the spotlight on perquisite disclosure. The key take-away for companies is to be organized and have processes in place to ensure that all benefits provided to executive officers are tracked, evaluated under the appropriate disclosure standard and properly disclosed if required.

SEC Perquisite Disclosure Standard. As a reminder, under the SEC's perquisite disclosure standard, an item is not a perquisite if it is integrally and directly related to the performance of the executive's duties. However, an item is a perquisite if it confers a direct or indirect benefit that has a personal aspect, even if it may be provided for some business reason or for the company's convenience, unless it is generally available on a non-discriminatory basis to all employees. As the SEC reiterated in a recent enforcement action, the concept of a benefit that meets the first exception and is therefore integrally and directly related to job performance is "a narrow one" and only applies to items that an executive "needs [to] do the job."⁴⁶

(4) Pay Ratio—Year Three: The 2020 proxy season will be the third year for mandatory pay ratio disclosure.⁴⁷ The pay ratio rule, which requires disclosure of the ratio of the annual total compensation of a company's median employee to that of its chief executive officer, permits a company to identify its median employee once every three years, as long as the company reasonably believes there has not been a change in its employee population or compensation arrangements that would significantly alter the pay ratio disclosure. Whether or not a company used the same median employee for the first two years, it should confirm based on its own facts and circumstances if it is appropriate to do so for this year's proxy disclosure.⁴⁸

(5) Clawback Policies on the SEC Agenda Again: The SEC's proposed clawback rules from 2015 pursuant to Section 954 of the Dodd-Frank Act, which would have required a company to recover compensation from current and former Section 16 officers if a company were required to prepare an accounting restatement due to material noncompliance with any financial reporting requirement,⁴⁹ have not been adopted, but the SEC recently put clawbacks back on the agenda by listing a new clawback rule proposal as an item that the SEC intends to complete within the next year.⁵⁰

Increased Investor Scrutiny of Clawback Policies. A large number of companies have adopted clawback policie s,⁵¹ which often meet ISS "best practice" and, for example, trigger a clawback of compensation from an executive officer when there is a financial restatement and misconduct by the executive. Moreover, high-profile scandals have led to scrutiny of clawback policies by investors as well as a push to expand clawback policies,⁵² while shareholder proposals on clawback policies appear to be gaining some traction. During the 2019 proxy season, two shareholder proposals on clawback policies passed, and there was significant average support of 45 percent for the three clawback proposals that went to a vote.⁵³

Expanding Clawback Policies. Meanwhile, some companies have been expanding their clawback policies to trigger a clawback of compensation not only in the case of a financial restatement, but also if there is a significant violation of a code of conduct or reputational harm to a company. With clawback policy drafting, the devil, of course, is in the details, and when drafting a clawback policy, it is crucial to, among other things, weigh state law considerations, determine appropriate triggering events, and provide the board with sufficient discretion to act appropriately in times of crisis to address investor concerns.

Next Steps on Clawbacks. Given the recent SEC agenda, it may be appropriate to take a wait-and-see approach before modifying an existing policy, but knowing what your clawback policy says, and making sure it is accurately described in your proxy statement, is a crucial first step. In addition, some companies may consider assessing the feasibility of a more expanded clawback policy and weigh the benefits of adopting such a policy.

(6) Don't Forget Non-GAAP: Given the SEC scrutiny of non-GAAP disclosures (see Section I of this memo), a company should also make sure it is appropriately disclosing any non-GAAP financial measures in its proxy statement. When compensation target levels disclosed in a CD&A are non-GAAP financial measures, the disclosure is not subject to the SEC's non-GAAP requirements in Regulation G and Item 10(e), but a company must still provide disclosure as to how the numbers are calculated from the company's financial statements.⁵⁴ For other pay-related circumstances, non-GAAP financial measures disclosed in a proxy statement are subject to the SEC's non-GAAP rules, but a company may be able to provide the required GAAP reconciliation in an annex to the proxy statement, provided that there is a prominent cross-reference to such annex.⁵⁵

(7) Last (but not least)—Board Role in Risk Oversight: One of the evolving sections of the proxy statement in recent years has been the board risk oversight section. Item 407(h) of Regulation S-K requires companies to disclose the board's role in the risk oversight of a company, such as how the board administers its oversight function. In recent guidance, the SEC has emphasized that companies should also discuss how their boards oversee the management of material risks. For example, with respect to cybersecurity, SEC guidance notes that, "

¹ Referred to herein as the FAST Act rule changes. For more information, see our prior alert, "SEC Adopts Amendments to Modernize and Simplify Disclosure Requirements."
² These changes included the removal of language on "posting" the company's Interactive Data Files on its corporate website and the removal of language next to the non-accelerated filer checkbox that companies "not check" the box if they are a smaller reporting company.
³ The SEC website generally provides a current version of the SEC's forms, available here. Regulation S-K is available here.
⁴ See Instruction to Item 401 of Regulation S-K.
⁵ The SEC's adopting release on the FAST rule changes, available here, states: "We continue to encourage registrants to take the opportunity to reevaluate their disclosure in light of these amendments and determine whether a discussion of the earliest year's information remains material."
⁶ Note that the SEC did not revise the Item 102 instructions for the mining, oil and gas, and real estate industries under the FAST Act rule changes. Companies with material mining operations should also note that the SEC recently adopted rules to modernize the mining property disclosure requirements (see "SEC Adopts Rules to Modernize Property Disclosures for Mining Registrants" (October 31, 2018), available here).
⁷ The term is defined in Instruction 1 to paragraph (b)(10) of Item 601 and includes companies that are not subject to Exchange Act reporting obligations and certain shell companies.
⁸ For more information on the procedures for exhibit redactions, as well as information on Staff reviews of redacted exhibits, see Staff guidance, available here.
⁹ See Staff guidance, available here. Also see prior Staff guidance on extensions available here.
¹⁰ The short-form application provides a streamlined process to file an application to extend the time for which confidential treatment has been granted, but may only be used if the confidential material is the subject of an unexpired order granting confidential treatment. See Staff guidance, available here.
¹¹ Note that new Item 601(a)(5) requires companies that omit schedules to provide a list in the filed exhibit that briefly identifies the contents of all omitted schedules; however, the new rule also states that companies "need not prepare a separate list of omitted information if such information is already included within the exhibit in a manner that conveys the subject matter of the omitted schedules and attachments."
¹² In February 2018, the SEC published interpretive guidance to assist public companies in preparing disclosures about cybersecurity risks and incidents, available here.
¹³ With respect to cybersecurity, the SEC found that Yahoo's risk factor disclosures in its annual and quarterly reports were materially misleading in that they claimed the company only faced the "risk of potential future data breaches" that might expose the company to loss and liability "without disclosing that a massive data breach had in fact already occurred." The SEC's action is available here. For more information, see our prior alert, "SEC Fines Yahoo $35 Million for Failure to Timely Disclose a Cyber Breach." With respect to data privacy, Facebook agreed to pay $100 million to resolve SEC allegations regarding the sufficiency of the social network's public disclosures that, according to the SEC, "presented the risk of misuse of user data as merely hypothetical" despite knowing that a third party developer had actually misused the data. The SEC complaint is available here.
¹⁴ For example, the Yahoo case focused on disclosure of "possible" data breaches when the company had already experienced such a breach.
¹⁵ The guidance is available here.
¹⁶ See "SEC Rulemaking Over the Past Year, the Road Ahead and Challenges Posed by Brexit, LIBOR Transition and Cybersecurity Risks" (December 6, 2018), available here; see also "Applying a Principles-Based Approach to Disclosing Complex, Uncertain and Evolving Risks" (March 15, 2019), available here.
¹⁷ LIBOR is an indicative measure of the average interest rate at which major global banks could borrow from one another and is quoted for multiple currencies and time frames. It is used extensively in the US and globally as a "benchmark" or "reference rate" for various commercial and financial contracts. See SEC guidance available here.
¹⁸ Available here.
¹⁹ See "Applying a Principles-Based Approach to Disclosing Complex, Uncertain and Evolving Risks" (March 15, 2019), available here.
²⁰ See "SEC Proposes Amendments to Modernize Disclosures; Considers Requiring Human Capital Resources Disclosure" (August 12, 2019), available here.
²¹ For more information, see our prior alert, "SEC Approves PCAOB's New Audit Report Standard to Enhance the Relevance of the Auditor's Report to Investors and Other Market Participants." Also see AS 3101, available here.
²² Does not apply to audit reports of emerging growth companies ("EGCs"), certain brokers and dealers, investment companies other than business development companies and benefit plans.
²³ See Critical Audit Matters Spotlight, available on the PCAOB website here.
²⁴ As of November 30, 2019. See Critical Audit Matters Spotlight, available on the PCAOB website here.
²⁵ See the FAST Act rule changes adopting release, available here. Also see newly adopted Rule 406 of Regulation S-T.
²⁶ Under SEC rules adopted in 2018, public companies are required, subject to transition periods, to submit financial statement information using the Inline XBRL format. The adopted rules also eliminated the requirements for filers to post Interactive Data Files on their websites. See Inline XBRL Filing of Tagged Data, Release No. 33-10514 (June 28, 2018), available here.
²⁷ See Item 601(b)(104) to Regulation S-K, Rule 406 of Regulation S-T, and Question 101.04 of the Interactive Data C&DIs, available here.
²⁸ See Question 101.01 of the Interactive Data C&DIs, available here. Also see Section 6.3.2 of the Edgar Filer Manual.
²⁹ See Question 101.01 of the Interactive Data C&DIs, available here. Also see Section 5.2.5 of the Edgar Filer Manual.
³⁰ See Rule 14a-6(a) of the Exchange Act. Also see Question 126.03 of the Proxy Rules and Schedules 14A/14C C&DIs, available here.
³¹ See Question 116.11 available here.
³² The Tax Cuts and Jobs Act eliminated the performance-based exception to the $1 million per executive annual deduction limit under §162(m), but provided for a transition rule to protect grandfathered contracts which were in effect as of November 2, 2017. Under the prior rule, outside directors were those directors who met the definition of "outside director" status and who could certify the performance of achievement goals under Section 162(m). For more information, see "Initial Guidance on Recent Changes to Section 162(m): Covered Employees and Grandfather Rule" (September 4, 2018), available here.
³³ The IRS recently proposed rules to provide additional clarifications on the grandfather rule.
³⁴ Previously, the language in Item 407(d) had stated: "the matters required to be discussed by the statement on Auditing Standards No. 61, as amended (AICPA, Professional Standards, Vol. 1. AU section 380), as adopted by the Public Company Accounting Oversight Board in Rule 3200T." In recent years, Auditing Standards No. 61 was updated to Auditing Standards No. 16, and subsequently, to the current standard in Auditing Standards No. 1301, which is available here.
³⁵ Equity securities include securities of the company, any parent of the company, any subsidiary of the company, or any subsidiary of any parent of the company. The SEC did not define the term "hedge" in the new; rather, all transactions that establish downside price protection are covered.
³⁶ As an alternative to a summary, a company may also disclose the practices or policies in full. See Item 407(i)(2). Also see page 21 of the adopting release on hedging, available here, for a discussion of the type of disclosure required by Item 407(i).
³⁷ See footnote 119 of the SEC adopting release for Item 407(i), available here.
³⁸ ISS definition available in Q244 here. Also see Glass Lewis policy available under "Hedging of Stock" on page 37 here, and Blackrock's policy available here.
³⁹ Disclosure under Item 407(a)(3) is not required if the transaction, relationship or arrangement is already disclosed under Item 404(a) in the related person disclosure section of the proxy statement.
⁴⁰ For example, consideration should be given to the "acceptable reasons" for absences under ISS and other policies.
⁴¹ Chart information is as of December 30, 2019. We note that some policies are drafted in terms of the total number of boards a director may serve on (including the subject company), while other policies are drafted in terms of the total number of outside boards a director may serve on (excluding the subject company). Our chart interprets each policy and presents them both ways for clarity.
⁴² See Item 401(e)(2) of Regulation S-K, which only requires a company to disclose current outside directorships (and those held in the past five years) of a company's directors at public companies (i.e., those with securities registered under section 12 or subject to the requirements of section 15(d) of the Exchange Act) and registered investment companies.
⁴³ See Vanguard policy on "Overboarded Directors" available on page four here.
⁴⁴ One-third of S&P 500 companies have received say-on-pay support below 70% at least once since 2011.
⁴⁵ In one of these actions, the SEC imposed a cease-and-desist order against The Dow Chemical Company for omitting disclosure of approximately $3 million in perquisites received by its CEO, including the following items: use of company aircraft for personal purposes, including travel to outside board meeti ngs and sporting events; club memberships; and membership fees to sit on the board of a charitable organization. Also in July 2018, the SEC charged the CEO of Energy XXI, Ltd., for failing to disclose as perquisites, among other items, first class airline tickets for the CEO's family members to attend a board meeting to which board member spouses were invited; the CEO's share of a bottle of wine purchased with other industry executives at a charity auction; use of a company aircraft to attend a football game featuring his college alma mater with other industry executives; and a private bar in the CEO's company office suite used for entertaining employees and guests.
⁴⁶ See paragraph four of the SEC's order, available here.
⁴⁷ Pay ratio disclosure is not required for EGCs or SRCs.
⁴⁸ The analysis of whether a new determination of the median employee is required is a company-specific matter. For example, in some situations, a significant acquisition or divestiture may affect workforce composition or compensation arrangements. In other situations, changes in a company's employee population that have cumulated over two years may require a company to identify a new median employee for the third year of pay ratio disclosure. For more information, see our prior alerts, "SEC Adopts Final Rules on CEO Pay Ratio Disclosure" and "The SEC's New Guidance Provides Additional Flexibility for Compliance With CEO Pay Ratio Disclosure."
⁴⁹ See proposed rules here. The proposed rules were broader than the existing clawback provisions under the Sarbanes-Oxley Act of 2002, which are limited to the CEO and CFO and require an accounting restatement due to material noncompliance as a result of misconduct.
⁵⁰ See the SEC's active agenda under the Regulatory Flexibility Act (commonly known as the "Reg Flex Agenda"), which includes "Listing Standards for Recovery of Erroneously Awarded Compensation," available here.
⁵¹ In fact, according to one publicly available survey of 100 S&P 500 companies, more than 90 percent of the surveyed companies disclosed having a clawback policy in 2018.
⁵² See, e.g., "Investment Group Calls for Executive Clawback, Two New Board Directors at Wells Fargo" (September 23, 2016), The Wall Street Journal. With respect to investor policies, see, e.g., Blackrock's January 2019 Proxy Voting Guidelines available here, which state: "We generally favor recoupment from any senior executive whose compensation was based on faulty financial reporting or deceptive business practices. In addition to fraudulent acts, we also favor recoupment from any senior executive whose behavior caused direct financial harm to shareholders, reputational risk to the company or resulted in a criminal investigation, even if such actions did not ultimately result in a material restatement of past results. This includes, but is not limited to, settlement agreements arising from such behavior and paid for directly by the company. We typically support shareholder proposals on these matters unless the company already has a robust clawback policy that sufficiently addresses our concerns." Also see page 5 of CalPERS Proxy Voting Guidelines, available here.
⁵³ In total, according to ISS data, there were approximately nine clawback proposals submitted to Russell 3000 companies during the 2019 proxy season, including:
Two shareholder proposals seeking the adoption of a clawback policy;
Three proposals seeking to expand a company's existing clawback policy to cover additional situations, such as "misconduct resulting in a material violation of law or the company's policy that causes significant financial or reputational harm to the company"; and
Three proposals requesting disclosure of recoupment activity from senior officers.
⁵⁴ See Instruction 5 to Item 402(b).
⁵⁵ See Question 108.01 in the Staff's C&DIs on Non-GAAP Financial Measures, available here.
⁵⁶ Available here. Also see our prior alert, "SEC Issues Interpretive Guidance on Public Company Cybersecurity Disclosures: Greater Engagement Required of Officers and Directors."
⁵⁷ See "Applying a Principles-Based Approach to Disclosing Complex, Uncertain and Evolving Risks" (March 15, 2019), available here.
⁵⁸ Also see Glass Lewis’s policy which states: "Glass Lewis believes that companies should ensure appropriate board-level oversight of material risks to their operations, including those that are environmental and social in nature. Accordingly, for large cap companies and in instances where we identify material oversight issues, Glass Lewis will review a company’s overall governance practices and identify which directors or board-level committees have been charged with oversight of environmental and/or social issues," available here.

[View source.]