ذخیره یک صفحه گسترده اکسل به عنوان PDF می تواند گیج کننده باشد ، و پرونده نهایی اغلب با آنچه می خواهیم ارائه شود متفاوت است. در اینجا نحوه ذخیره یک برگه به عنوان یک فایل PDF تمیز قابل خواندن آورده شده است.
Excel Files as PDF
سناریو های بسیاری وجود دارد که ممکن است بخواهید به جای صفحه گسترده ، یک فایل اکسل را به عنوان یک فایل PDF ذخیره کنید. به عنوان مثال ، اگر می خواهید فقط یک قسمت خاص از یک صفحه بزرگتر ارسال شود ، یا نمی خواهید آنرا ویرایش کنید. با این حال ، تبدیل یک فایل اکسل به PDF می تواند کمی مشکل باشد.
ما اغلب به صفحه گسترده های اکسل فکر نمی کنیم که اسناد دارای حاشیه ها ، صفحات و حاشیه ها باشند. با این حال ، هنگامی که نوبت به تبدیل این پرونده ها به اسناد PDF که قابل خواندن ، چاپ یا توزیع برای دیگران است ، این چیزی است که شما باید از آن آگاه باشید. پرونده شما باید قابل خواندن و قابل فهم باشد ، بدون ستون های ولگرد تصادفی در سایر صفحات یا اندازه سلول که برای خواندن آن بسیار کوچک است.
در اینجا نحوه تبدیل صفحه گسترده خود به یک سند PDF قابل چاپ و چاپ قابل استفاده است.
تنظیم صفحه [19659004]
اگر از Office 2008 یا بعد از آن استفاده می کنید ، به برگه صفحه چیدمان حرکت کنید. در اینجا گزینه های مختلفی را مشاهده خواهید کرد که در قسمت تنظیمات صفحه گروه بندی شده اند. سه مورد اول:
- حاشیه ها: فضای سفید بین لبه یک سند تا سلول اول چقدر بزرگ است
- جهت گیری: آیا شما می خواهید پرونده تمام شده شما در منظره یا پرتره باشد [19659011] اندازه: اندازه صفحه سند تمام شده شما
این کارها اکثراً مشابه کارهایی هستند که در یک سند Word انجام می دهند ، بنابراین آنها را براساس نحوه تمایل به چاپ PDF خود تنظیم کنید. توجه داشته باشید که بیشتر صفحات گسترده اکسل از جهت افقی در جهت افقی قابل خواندن هستند ، مگر اینکه ستون های بسیار کمی دارید. برگه هایی که در پرتره ذخیره می شوند دارای ستون هایی هستند که خارج از ناحیه چاپ نهایی قرار می گیرند ، که می تواند سند شما را برای پیمایش و خواندن بسیار دشوار کند.
علاوه بر این ، می توانید یک هدر و پاورقی را به طرح نهایی خود اضافه کنید. بر روی فلش در گوشه سمت راست پایین صفحه Page Setup کلیک کنید ، سپس بر روی تب Header / Footer کلیک کنید. با استفاده از ویژگی "سفارشی سازی" می توانید یکی از گزینه های ایجاد شده Office را انتخاب کنید ، یا یکی از موارد دلخواه خود را ایجاد کنید.
همچنین می توانید پس زمینه چاپ خود را تغییر دهید. برای انجام این کار ، روی دکمه Background در Page Setup کلیک کنید. می توانید تصویری را از لپ تاپ یا از ابر انتخاب کنید ، و این تصویر در کل صفحه شما کاشی خواهد شد.
تعیین یک منطقه چاپ و متناسب سازی
بعدی ، باید تعیین کنید که منطقه به چه چیزی تبدیل می شود. یک PDF و همچنین تعداد ردیف ها و ستون ها در هر صفحه وجود خواهد داشت.
اولین روش برای تعریف منطقه استفاده از کلیک و کشیدن است برای انتخاب تمام سلول های مورد نظر در سند خود. پس از آن ، به صفحه تنظیمات> چاپ منطقه> تنظیم منطقه چاپ بروید. با این کار یک خط خاکستری نازک در کل منطقه ایجاد می شود. وقتی PDF خود را ایجاد می کنید ، همه چیز در خارج از این زمینه گنجانده نخواهد شد. همچنین می توانید سلولها را با دستیابی روی پیکان در گوشه پایین سمت چپ و رفتن به برگه> چاپ منطقه ، به صورت دستی وارد کنید.
مشابه مایکروسافت ورد ، همچنین می توانید معافیت صفحه ایجاد کنید. جداول مختلف. این شکستن صفحه می تواند هم افقی و هم عمودی باشد. به سلولی بروید که می خواهید یک صفحه ایجاد کنید ، روی زبانه «صفحه بندی» روی نوار کلیک کنید و Page Setup> Page Breaks> Insert Page Break را انتخاب کنید. با این کار شکاف درست و در سمت چپ سلول فعلی شما ایجاد خواهد شد.
نکته مهم دیگر برای انجام این کار ، تعریف گزینه Scale to Fit است. در سمت راست صفحه تنظیمات ، سه گزینه خواهید دید: عرض ، قد و مقیاس. گزینه های Width and Height به شما امکان می دهد تنظیم کنید که چند صفحه ردیف یا ستون جدول شما ظاهر شود. به عنوان مثال ، اگر تعداد ردیف زیادی دارید اما فقط چند ستون است ، تنظیم عرض به یک صفحه ایده آل است. مقیاس ، از طرف دیگر ، تغییر اندازه کلی کل ناحیه چاپ شما را تعیین می کند.
گزینه های صفحه
آخرین منویی که باید به آن توجه کنید. گزینه ها. اینها تنظیماتی هستند که روی ظاهر برگه چاپ نهایی شما تأثیر می گذارد. برای دسترسی به گزینه های کامل برگه ، روی فلش در گوشه سمت چپ پایین بخش های گزینه های صفحه کلیک کنید.
در اینجا یک مرور کلی از موارد مختلفی که می توانید در این فهرست انجام دهید: 19659010] عنوان های چاپ: می توانید ردیف ها و ستون های مشخصی از ورق را در جای خود مسدود کنید تا در هر صفحه مانند سرصفحات و برچسب ها ظاهر شود.
در این فهرست ، می توانید به صفحه چاپ پیش نمایش بروید ، که می توانید در مورد سند نهایی خود یک نگاه اجمالی به دست آورید. همچنین می توانید با میانبر Ctrl + P به صفحه بروید.
مرتبط: نحوه چاپ یک صفحه کار با نظرات در Excel
ذخیره یا چاپ به صورت PDF
] با استفاده از سند خود به درستی قالب بندی شده و همه کارها ادامه دارد ، دو روش وجود دارد که می توانید PDF را ایجاد کنید.
برای ذخیره فایل به عنوان PDF در اکسل ، گفتگوی ذخیره As را باز کنید و PDF را از "ذخیره بعنوان نوع" ذخیره کنید. " فهرست کشویی. روش دیگر ، می توانید به Export> Export to XPS / PDF بروید. از اینجا گزینه های کمی دارید. شما می توانید تصمیم بگیرید که آیا فایل را برای Standard یا Minimum بهینه می کنید ، که کیفیت نهایی و پرونده سازی پرونده را تعیین می کند. سپس می توانید بر روی "گزینه ها" کلیک کنید تا منطقه را برای انتشار انتخاب کنید:
- انتخاب: سلول های فعلی که شما انتخاب کرده اید
- برگه های فعال: برگه فعلی که در آن هستید
- تمام کتاب های کاری : كليه كتاب هاي كار موجود در پرونده كنوني كه روي آن كار مي كنيد
- جدول: جدول مشخص شده اي كه شما از طريق Microsoft Excel تهيه كرده ايد
شما همچنين مي توانيد از ناحيه چاپي كه مي كنيد صرف نظر كنيد
همچنین می توانید پرونده را به صورت PDF چاپ کنید. مایکروسافت یک چاپگر PDF داخلی به نام Microsoft Print to PDF دارد که می توانید در منوی کشویی چاپگر آن را انتخاب کنید. اگر یک درایو PDF دیگر ، مانند Adobe PDF ، Foxit یا PDF Xchange دارید ، می توانید از یکی از آن ها نیز استفاده کنید. قبل از کلیک بر روی "چاپ" ، پیش نمایش چاپ خود را جستجو کنید تا مطمئن شوید همه چیز درست به نظر می رسد.
مرتبط: نحوه چاپ به PDF در ویندوز: 4 نکات و ترفندها
